会社での勤怠管理の不正と防止対策

会社での勤怠管理における人件費、小売店での人時売上高や工場での人時生産高を把握する上で正確な勤怠管理は非常に重要です。今まで使われていた手段として出勤簿での管理、タイムカードや磁気カードでの勤怠管理がおおかったのではないでしょうか。しかしこれらは集計時に非常に手間と時間がかかりまた怠慢勤務やサービス残業の見落としまたあり得ないような不正の見逃しにつながることもあるのです。我が社である勤怠時間の不正がありました。ある従業員の磁気カードを別の従業員が不正に押して時間を修正し、当事者に不利益を与えていたのです。給料が少ないと申し出た被害従業員の勤怠データを数ヶ月に渡って精査したところ数十日間の休憩時間が通常1時間のところ2時間あまりとったようになっていました。それから約一ヶ月に渡って隠しカメラで監視しましたところ、不審な行動の従業員を発見し追求したところ白状しました。トイレに行くふりをして被害従業員の休憩時間の戻り時間を上書き打刻していたのです。仕事場でのストレスからやってしまったようでしたが、もちろん退職させました。

これは、タイムカードが誰でもさわれるひと気のない場所に設置してあったことと、磁気カードのため当日中に打刻時間を誰も確認できないなどのシステム上の不備が挙げられます。では最新のシステムに当てはめてみるとどうでしょうか。例えば、ある会社のシステムでは、じぶんが普段使っているIDカードやおサイフケータイを使って、ひとの大勢いる事務所の共有のPCで出勤を打刻し、退勤時には自分の一日の出退勤務時間も確認できるのです。つまり先ほどのような不正は起こり得ないわけです。また打刻時間を修正すればそれも記録されますので、本人による不正がないか確認もできます。

今回おきたような不正の防止に役立つだけでなく、このようなシステムを使って店舗の売り上げと連動すれば、急遽翌日のシフトを調整したり、本部での集中管理もできますので、別の店舗の応援に従業員を派遣したりと迅速に対応できそうです。このような最新のシステムは初期費用がかかるかと思われますが、一万円から従業員数、営業所数、オプションによって変わってくるようですのでコストパフォーマンスは良いのではないでしょうか。何より勤怠管理と人事管理が簡素化されるというのは会社にとって非常に重要なコスト削減につながります。PC一台で日本中の従業員の勤怠管理ができる、そんな時代なのです。

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